Proses Dan Output

GOALS atau target adalah apa yang dicita-citakan untuk tercapai, untuk mencapai Goals/ Target dibuat RENCANA KERJA, apa saja yang perlu dilakukan untuk mencapai Goals/ Target. Pencapaian Goals/ Target adalah OUTPUT yang dicapai melalui pelaksanaan rencana kerja dan langkah-langkah kerja atau PROSES.

 

Seorang Mahasiswa bercita-cita dalam 4 tahun bisa lulus sebagai Sarjana, ini Goals/ Target. Untuk mencapainya dia berencana untuk mengikuti perkuliahan sesuai jadwal dan belajar mandiri maupun kelompok, Ini Rencana Kerja. Selama 4 tahun dia sangat menikmati aktifitas perkulihan dan belajar mandiri/ kelompok, sehingga akhirnya berhasil lulus dengan Cum Laude.

 

Hidup kita adalah sebuah Proses, terdiri dari berbagai langkah atau perilaku yang harus kita lakukan sesuai dengan persyaratan/ standart tertentu. Menurut Quality Mnagement yang saya pernah pelajari, yang terpenting adalah Proses, dan Proses in harus dilakukan Tanpa Cacat atau Zero Defect oleh semuapihak yang terlibat dalam Proses. Sebagai bonus adalah tercapainya Goals/ Target. Output adalah akibat dari Proses. Berkenaan dengan Covid 19, dengan jumlah penambahan penderita yang lauar biasa setiap hari, nampaknya banyak anggauta masyarakat lepas kendali, tidak menjalankan Proses/ Protokol Kesehatan sesuai dengan standart yang seharusnya, contoh paling sederhana dengan entengnya melepas masker dsb. Mari kita jalankan Protokol Kesehatam 3 M dengan konsisten, memenuhi standart yang tinggi, Zero Defect, dan penuh tanggung jawab.

 

Salam Hangat. COACH@work.

Suara Karyawan

Suara Karyawan. Siapa yang paling tahu tentang keadaan Pelanggan kita ? Jawabannya  sudah pasti adalah Karyawan. Mereka setiap hari berintraksi dengan para Pelanggan, tahu apa yang dibutuhkan, tahu bagaimana perasaan dan keluhan mereka akan pelayanan yang diberikan. Komplain tidak selalu disebabkan oleh pelayanan Karyawan.

 Bisa jadi disebabkan oleh kebijakan dan perlakuan Manajemen Perusahaan yang tidak disadari. Sudahkah kita memperlakukan karyawan dengan baik, apakah mereka sudah menerima kompensasi & benefit sesuai haknya, sudahkah mereka diperlakukan dengan adil. Ini saja belum cukup. Bagaimana Pimpinan Perusahaan berkomunikasi dengan para Karyawan. Apa jadinya kalo Pimpinan Perusahaan sejak pagi yang dilakukan adalah ngomel-ngomel terus. Akankah Karyawan menceritakan info berharga tentang umpan balik dari Pelanggan, mereka pasti akan memilih untuk A/IBS untuk menghindari omelan dari Atasannya. Salam Hangat. COACH@work. www.dhm-partners.com.

Pengembangan Organisasi

Pengertian pokok pengembangan organisasi adalah perubahan yang terencana (planned change). Perubahan , dalam bentuk pembaruan organisasi dan mpengembangan organisasiernisasi, terus menerus terjadi dan mempunya pengaruh yang sangat dominan dalam masyarakat kini. Organisasi beserta warganya, yang membentuk masyakat mpengembangan organisasiern , mau tidak mau harus beradaptasi terhadap arus perubahan ini. Perubahan perubahan yang terjadi pada dasarnya dapat dikelompokkan dalam empat katagori , yaitu perkembangan teknologi, perkembangan prpengembangan organisasiuk, ledakan ilmu pengetahuan dan jasa yang mengakibatkan makin singkatnya daur hidup para pengembangan organisasi, serta perubahan sosial yang mempengaruhi perilaku, gaya hidup, nila nila dan harapan tiap orang.

 

Untuk dapat bertahan , organisasi harus mampu mengarahkan warganya agar dapat beradaptasi dengan baik dan bahkan agar mampu memanfaatkan dampak positif dari berbagai pembaruan tersebut dengan pengembangan diri dan pengembangan organisasi. Proses mengarahkan warga organisasi dalam mengembangkan diri menghadapi perubahan inilah yang dikenal luas sebagai proses organization development (PENGEMBANGAN ORGANISASI).

Karena menyangkut perubahan sikap, persepsi,perilaku dan harapan semua anggota organisasi, pengembangan organisasi di definisikan sebagai upaya pimpinan yang terencana dalam meningkatkan efektivitas organisasi, dengan menggunakan cara intervensi (oleh pihak ketiga) yang didasarkan pada pendekatan perilaku manusia. Dengan kata lain penerapan pengembangan organisasi dalam organisasi dilakukan dengan bantuan konsultan ahli, sistemis ,harus didukung oleh pimpinan serta luas aplikasinya.

Teori dan praktik pengembangan organisasi didasarkan pada beberapa asumsi penting yakni :

• Manusia sebagai individu, Dua asumsi penting yang mendasari pengembangan organisasi adalah bahwa manusia memiliki hasrat berkembang dan kebanyakan orang tidak hanya berpotensi , dan berkeinginan untuk berkontribusi sebanyak mungkin pada organisasi. pengembangan organisasi bertujuan untuk menghilangkan faktor faktor dalam organisasi yang menghambat perkembangan dan menghalangi orang untuk berkontribusi demi tercapainya sasaran organisasi.
• Manusia sebagai anggota dan pemimpin kelompok. Organisasi yang menerapkan pengembangan organisasi harus berasumsi bahwa setiap orang dapat diterima dan diakui perannya oleh kelompok kerjanya. Dalam organisasi perlu ditumbuhkan keterbukaan agar para anggotanya dapat dengan leluasa mengungkapkan perasaannya dan pikirannya. Dalam keterbukaan , orang akan mendapatkan kepuasaan kerja yang lebih tinggi, sehingga dengan demikian performansi kelompok akan lebih efektif.
• Manusia sebagai wadah organisasi. Hubungan antar kelompok – kelompok dalam organisasi menentukan efektivitas masing masing kelompok tersebut. Misalnya bila komunikasi antar-kelompok hanya terjadi pada tingkat manajernya , koordinasi dan kerjasama akan kurang efektif daripada bila segenap anggota kelompok terlibat dalam interaksi.

Sasaran pengembangan organisasi

Atas dasar asumsi asumsi diatas, proses pengembangan organisasi diterapkan dengan sasaran :

1. Hubungan yang lebih efektif antara departemen , divisi dan kelompok kelompok kerja dalam organisasi
2. Hubungan pribadi yang lebih efektif antara manajer dan karyawan pada semaua jenjang organisasi
3. Terhapusnya hambatan hambatan komunikasi antara pribadi dan kelompok
4. Berkembangnya iklim yang ditandai dengan saling percaya, dan keterbukaan yang dapat memotivasi serta menantang anggota organisasi untuk lebih berprestasi

Tahap tahap Penerapan pengembangan organisasi

Dalam menerapkan pengembangan organisasi, organisasi memerlukan konsultan yang ahli dalam bidang perilaku dan pengembangan organisasi. Konsultan tersebut bersifat sebagai agen pembaruan (agent of change), dan fungsi utamanya adalah membantu warga organisasi menghadapi perubahan, melalui teknik teknik pengembangan organisasi yang sesuai dengan kebutuhan organisasi tersebut. Proses penerapan pengembangan organisasi dilakukan dalam empat tahap :

1. Tahap pengamatan sistem manajemen atau tahap pengumpulan data. Dalam tahap ini konsultan mengamati sistem dan prosedur yang berlaku di organisasi termasuk elemen elemen di dalamnya seperti struktur, manusianya, peralatan, bahan bahan yang digunakan dan bahkan situasi keuangannya. Data utama yang diperlukan adalah :

• Fungsi utama tiap unit organisasi
• Peran masing masing unit dalam mencapai tujuan dan sasaran organisasi
• Proses pengambilan keputusan serta pelaksanaan tindakan dalam masing masing unit
• Kekuatan dalam organisasi yang mempengaruhi perilaku antar – kelompok dan antar individu dalam organisasi

2. Tahap diagnosis dan umpan balik. Dalam tahap ini kualitas pengorganisasian serta kegiatan operasional masing masing elemen dalam organisasi dianalisis dan dievaluasi . Ada beberapa kriteria yang umum digunakan dalam mengevaluasi kualitas elemen elemen tersebut, diantaranya :

• Kemampuan beradaptasi, yaitu kemampuan mengarahkan kegiatan dan tenaga dalam memecahkan masalah yang dihadapi
• Tanggung jawab : kesesuaian antara tujuan individu dan tujuan organisasi
• Identitas : kejelasan misi dan peran masing masing unit
• Komunikasi ; kelancaran arus data dan informasi antar-unit dalam organisasi
• Integrasi ; hubungan baik dan efektif antar-pribadi dan antar-kelompok, terutama dalam mengatasi konflik dan krisis
• Pertumbuhan ; iklim yang sehat dan positif, yang mengutamakan eksperimen dan pembaruan , serta yang selalu menganggap pengembangan sebagai sasaran utama

3. Tahap pembaruan dalam organisasi. Dalam tahap ini dirancang pengembangan organisasi dan dirumuskan strategi memperkenalkan perubahan atau pembaruan. Strategi ini bertujuan meningkatkan efektivitas organisasi dengan cara mengoreksi kekurangan serta kelemahan yang dijumpai dalam proses diagnostik dan umpan balik. Mengingat bahwa setiap perubahan yang diperkenalkan akan mempengaruhi seluruh sistem dalam organisasi, bahkan mungkin akan mengubah sistem distribusi wewenang dan struktur organisasi, rancangan strategi pembaruan harus didiskusikan secara matang dan mendapat dukungan penuh pimpinan puncak.

4. Tahap implementasi pembaruan. Tahap akhir dalam penerapan pengembangan organisasi adalah pelaksanaan rencana pembaruan yang telah digariskan dan disetujui. Dalam tahap ini konsultan bekerja secaa penuh dengan staf manajemen dan para penyelia. Kegiatan implementasi perubahan meliputi :

• perubahan struktur
• perubahan proses dan prosedur
• penjabaran kembali secara jelas tujuan sera sasaran organisasi
• penjelasan tentang peranan dan mis masing masing unut dan anggota dalam organisasi

Teknik teknik pengembangan organisasi

Ada berbagai teknik yang dirancang para ahli, dengan tujuan meningkatkan kemampuan berkomunikasi serta bekerja secara efektif, antar-individu maupun antar-kelompok dalam organisasi. Beberapa teknik yang sering digunakan berikut ini.

• Sensitivity training, merupakan teknik pengembangan organisasi yang pertama diperkenalkan dan ayang dahulu paling sering digunakan. Teknik ini sering disebut juga T-group. Dalam kelompok kelomok T (singkatan training) yang masing masing terdiri atas 6 – 10 peserta, pemimpin kelompok (terlatih) membimbing peserta meningkatkan kepekaan (sensitivity) terhadap orang lain, serta ketrampilan dalam hubunga antar-pribadi.
• Team Building, adalah pendekatan yang bertujuan memperdalam efektivitas serta kepuasaan tiap individu dalam kelompok kerjanya atau tim. Teknik team building sangat membantu meningkatkan kerjasama dalam tim yang menangani proyek dan organisasinya bersifat matriks.
• Survey feedback. Dalam teknik sruvey feedback. Tiap peserta diminta menjawab kuesioner yang dimaksud untuk mengukur persepsi serta sikap mereka (misalnya persepsi tentang kepuasan kerja dan gaya kepemimpinan mereka). Hasil surveini diumpan balikkan pada setiap peserta, termasuk pada para penyelia dan manajer yang terlibat. Kegiatan ini kemudian dilanjutkan dengan kuliah atau lokakarya yang mengevaluasi hasil keseluruhan dan mengusulkan perbaikan perbaikan konstruktif.
• Transcational Analysis (TA). TA berkonsentrasi pada gaya komunikasi antar-individu. TA mengajarkan cara menyampaikan pesan yang jelas dan bertanggung jawab, serta cara menjawab yang wajar dan menyenangkan. TA dimaksudkan untuk mengurangi kebiasaan komunikasi yang buruk dan menyesatkan.
• Intergroup activities. Fokus dalam teknik intergroup activities adalah peningkatan hubungan baik antar-kelompok.Ketergantungan antar kelompok , yang membentuk kesatuan organisasi, menimbulkan banyak masalah dalam koordinasi. Intergroup activities dirancang untuk meningkatkan kerjasama atau memecahkan konflik yang mungkin timbul akibat saling ketergantungan tersebut.
• Proses Consultation. Dalam Process consultation, konsultan pengembangan organisasi mengamati komunikasi , pola pengambilan keputusan , gaya kepemimpinan, metpengembangan organisasie kerjasama, dan pemecahan konflik dalam tiap unit organisasi. Konsultan kemudian memberikan umpan balik pada semua pihak yang terlibat tentang proses yang telah diamatinya , serta menganjurkan tindakan koreksi.
• Grip pengembangan organisasi. Pendekatan grip pada pengembangan organisasi di dasarkan pada konsep managerial grip yang diperkenalkan oleh Robert Blake dan Jane Mouton. Konsep ini mengevaluasi gaya kepemimpinan mereka yang kurang efektif menjadi gaya kepemimpinan yang ideal, yang berorientasi maksimum pada aspek manusia maupun aspek prpengembangan organisasiuksi.
• Third-party peacemaking. Dalam menerapkan teknik ini, konsultan PENGEMBANGAN ORGANISASI berperan sebagai pihak ketiga yang memanfaatkan berbagai cara menengahi sengketa, serta berbagai teknik negosiasi untuk memecahkan persoalan atau konflik antar-individu dan kelompok.

Pengembangan Karier

Pada saat ini, pengembangan karier bukan suatu hal yang terberi dengan inisiatif berasal dari pihak perusahaan. Generasi G, dengan segala kemajuan penggunaan teknologi informatika yang serba cepat dan mudah. Mereka secara aktif sejak usia dini sudah mengetahui hendak bekerjab sebagai apa kelak dan berusaha untuk mencapainya.

 Dimasa lalu informasi tentang lapangan kerja hanya berdasarkan iklan dikoran ataupun majalah, itupun sangat terbatas tanpa profil perusahaan. Sekarang ini mereka dapat mencari melalui internet, job fair dan juga ada perusahaan penyalur tenaga kerja yang dapat membantu mereka.

Untuk mendapatkan karyawan potensial dewasa ini tidak cukup dengan hanya menawarkan penghasilan dan benefit yang kompetitif saja. Generasi sekarang sangat pemilih. Mereka juga memperhatikan lokasi kerja, tempat kerja dan juga segala macam fasilitas lainnya. Dalam proses wawancara mereka dengan aktif bertanya tentang penghasilan dan karier. Berapa kenaikan gaji, seberapa cepat karier mereka, kapan mereka dapat menjadi manajer, bagaimana program pelatihan dan pengembangan karier.

Program pengembangan karier saat ini cenderung memiliki fokus baru. Sebelumnya hanya fokus pada pengembangan karier didalam perusahaan saja, tetapi saat ini lebih kepada mengelola karier seseorang. Hal ini dengan pertimbangan bahwa setiap orang akan mengalami perubahan karier atau tempat kerja sebanyak 4 s/d 5 kali sepanjang usia produktifnya. Oleh karena itu penekanan saat ini ada memfasilisasi manajemen, pengembangan dan analida diri sendiri.

Menyediakan perangkat pengembangan karier sangat menguntungkan bagi perusahaan, karena karyawan bisa memilih jenjang karier yang diinginkan. Umumnya perusahaan membagi antara jalur manajemen dan spesiali, dimana dimungkinkan terjadinya perubahan jalur karier.

Program pengembangan tidak perlu rumit. Laporan karyawan tentang prestasi kerjanya sebagai umpan balik untuk kinerjanya dan memiliki rencana pengembangan individual, juga memiliki akses pada pelatihan keahlian non teknis dapat mengurangi kemungkinan karyawan meninggalkan perusahaan.

5 Langkah Tetapkan Target yang SMART!

By Shift Magazine on November 6, 2012

 

Filosofi SMART untuk perancangan dan penetapan target.

Smart memang berarti pintar, tapi SMART yang akan kita bahas disini adalah sebuah cara pintar untuk mengembangkan dan membangun sebuah bisnis.

SMART adalah filosofi yang digunakan untuk membantu anda menetapkan target dan tujuan, misalnya dalam project management, employee performance management, atau personal development. Beberapa orang menyamakannya dengan istilah KPI (Key Performance Indicators). Singkatan ini pertama kali digunakan dalam Management Review edisi November 1981 oleh George T. Doran.

Apa itu SMART?

SMART adalah:

S – Specific – Significant, Stretching, Simple

M – Measurable – Meaningful, Motivational, Manageable

A – Attainable – Appropriate, Achievable, Adjustable, Ambitious, Aligned, Action-focused

R – Relevant – Result-Based, Results-oriented, Resourced, Resonant, Realistic

T – Timely – Time framed, Timed, Time-based,  Time-bound, Time-Specific, Timetabled

Beberapa orang senang menambahkannya dengan akhiran ‘ER’ menjadi ‘SMARTER’. E =Enjoyable, R = Relevant.

Menyusun Target yang SMART

Seperti yang dijabarkan oleh Paul J. Meyer dalam bukunya, Attitude is Everything, berikut beberapa penjelasan mengenai karakteristik yang S.M.A.R.T dalam menetapkan target:

SPECIFIC

Kata yang pertama ini menekankan pentingnya menetapkan target yang spesifik; benar-benar spesifik. Hindari target yang terlalu umum atau kurang mendetail. Target tidak boleh ambigu, harus jelas, dan dipaparkan dengan bahasa yang lugas. Misalnya, tetapkan target seperti ini: “tingkatkan penjualan dari 500 menjadi 1000 buah apel dalam sehari” dan hindari “tingkatkan omset dari penjualan apel per-hari”.

Untuk menetapkan tujuan yang spesifik, anda harus menyampaikan kepada tim seluruh harapan dan keinginan dengan spesifik, mengapa hal ini penting, siapa yang akan terlibat, dimana akan dijalankan, dan atribut apa saja yang penting. Suatu tujuan (target) yang spesifik biasanya akan menjawab pertanyaan “5W” ini:

·         What: apa yang ingin saya capai?

·         Why: Mengapa harus dicapai? (alasan yang spesifik; tujuan dan keuntungan dari pencapaian target tersebut)

·         Who: Siapa yang terlibat?

·         Where: Dimana target akan dicapai? (identifikasi lokasi)

·         Which: Identifikasi persyaratan untuk mencapai target dan kendala yang menghalagi tercapainya target.

MEASURABLE

Kata yang kedua menekankan pentingnya kriteria yang digunakan untuk mengukur besarnya kemajuan yang dibuat dalam mencapai target. Filosofi yang melatar-belakangi poin ini adalah: “Jika target tidak dapat diukur, mustahil untuk mengetahui apakah anda telah membuat kemajuan dalam mencapai tujuan akhirnya”. Mengukur kemajuan akan membantu tim untuk tetap berada dalam jalur yang benar, menepati tenggat waktu, dan merasakan semangat dan euforia ketika memperoleh hasil yang menggembirakan di setiap pencapaian yang membawa mereka lebih dekat kepada tujuan.

Target yang terukur akan mampu menjawab salah satu pertanyaan:

·         Berapa banyak?

·         Bagaimana anda mengetahui bahwa target tersebut telah tercapai?

ATTAINABLE

Kata yang ketiga menekankan bahwa target harus realistis dan dapat dicapai. Target tidak boleh dibuat terlalu mudah (untuk performa standar tim anda), tapi juga tidak boleh terlalu sulit sehingga terasa mustahil untuk dicapai. Target yang ditetapkan akan dapat dicapai jika: anda telah menentukan apa yang paling penting, lalu mampu membayangkan langkah-demi-langkah untuk mewujudkannya. Untuk itu, anda akan mengembangkan perilaku, kemampuan, keahlian, dan kapasitas finansial untuk mencapainya.

Target yang attainable akan menjawab pertanyaan seperti:

·         How: Bagaimana target tersebut akan dicapai?

RELEVANT

Kata keempat menekankan pentingnya memilih target yang tepat. Target yang dibuat oleh bankmanager untuk membuat “50 sandwich isi mentega kacang dan jeli sebelum jam 2 siang” bisa jadi merupakan target yang Spesifik, Measurable, Attainable, dan Timely, namun tidak Relevan.Seringkali anda membutuhkan dukungan berbagai pihak untuk mencapai target: sumber daya, masukan dari Champion, dan apapun yang dapat membantu meruntuhkan tembok penghalang. Target yang relevan untuk atasan anda, tim anda, dan organisasi anda akan mendapatkan dukungan yang anda butuhkan itu.

Target yang relevan, jika tercapai, akan mendorong tim, departemen, dan organisasi lebih maju. Sebuah target yang mendukung atau selaras dengan target-target lainnya akan dianggap sebagai target yang relevan.

Sebuah target yang relevan akan memberikan jawaban ‘ya’ untuk semua pertanyaan ini:

·         Apakah target ini layak diperjuangkan?

·         Apakah target ini ada di waktu yang tepat?

·         Apakah target ini sesuai dengan kebutuhan dan target anda yang lain?

·         Apakah anda orang yang tepat untuk mengejar target ini?

TIMELY

Kata kelima menekankan pentingnya menepatkan target dengan kerangka waktu, yaitu memberikan deadline pencapaian target. Komitmen kepada deadline akan membantu tim untuk tetap fokus menjalankan pekerjaan untuk memenuhi target tepat waktu, atau bahkan lebih cepat. Ini adalah bagian dari filosofi SMART yang melindungi target dari serangan krisis sehari-hari yang biasa terjadi dalam organisasi. Target dengan tenggat waktu akan menimbulkan urgensi.

Target dengan tenggat waktu akan menjawab pertanyaan berikut:

·         Kapan?

·         Apa yang bisa saya lakukan (selesaikan) dalam 6 bulan dari sekarang?

·         Apa yang bisa saya lakukan (selesaikan) dalam 6 minggu dari sekarang?

·         Apa yang bisa saya lakukan (selesaikan) hari ini?